10 logiciels pour organiser vos tâches, de la liste perso au projet d’équipe

Selon le rapport « State of Teams 2025 » (L’état des équipes en 2025), publié en mars 2025 par Atlassian, l’éditeur de Trello, les 12 000 employés de bureau interrogés dans six pays, dont la France, consacrent un quart de leur temps de travail à rechercher les informations nécessaires à leurs missions. Un logiciel de gestion de tâches réduit ce temps en rassemblant au même endroit le travail à faire, les échéances et les responsables. Cependant, pour qu’un outil fasse vraiment gagner du temps, il est nécessaire qu’il corresponde à l’usage qui en sera fait, car une liste personnelle et un projet mené à dix personnes ne demandent pas le même logiciel. Vous cherchez une application gratuite pour vous organiser seul ou un outil payant pour coordonner une équipe ? Voici dix logiciels comparés sur leur version gratuite, leurs tarifs et le profil auquel chacun convient.

Quel logiciel de gestion de tâches choisir selon votre profil ?

Pour organiser vos propres tâches entre un téléphone et un ordinateur, Todoist est le choix le plus indiqué. Si vous travaillez déjà dans Outlook, Microsoft To Do rend le même service sans abonnement. Une petite équipe trouve dans Trello le logiciel de gestion de tâches gratuit le plus simple à déployer, tandis que ClickUp accepte un nombre illimité de membres sans rien payer. Au-delà de dix personnes, Asana et monday.com justifient leur prix par leurs plannings et leurs automatisations.

Les dix outils sont comparés ci-dessous sur cinq fonctions : la vue kanban¹, le diagramme de Gantt², la mesure du temps passé sur chaque tâche, l’usage hors ligne et l’IA.

Outil	Version gratuite	Abonnement le moins cher	Kanban	Gantt	Temps passé par tâche	Hors ligne	IA
Todoist	5 projets, 5 personnes par projet	5 $ (60 $ par an)	✅	❌	❌	✅	⚠️
TickTick	9 listes, 2 membres par liste partagée	49,99 $ par an	✅	⚠️	✅	✅	✅
Microsoft To Do	Entièrement gratuit	Aucun	❌	❌	❌	✅	❌
Super Productivity	Entièrement gratuit	Aucun	✅	❌	✅	✅	❌
Trello	10 tableaux, 10 collaborateurs	5 $	✅	⚠️	❌	✅	⚠️
Asana	2 utilisateurs	10,99 $	✅	⚠️	⚠️	✅	⚠️
MeisterTask	3 projets	13,50 €	✅	❌	✅	✅	✅
ClickUp	Membres illimités, 100 Mo de stockage	7 $	✅	✅	✅	✅	✅
Notion	Illimité pour un seul membre	10 $	✅	✅	❌	⚠️	⚠️
monday.com	2 utilisateurs, 3 tableaux	9 $ (3 utilisateurs minimum)	✅	⚠️	⚠️	✅	⚠️

✅ inclus dans la version gratuite, ⚠️ réservé à une formule payante, ❌ absent. Prix par utilisateur et par mois en facturation annuelle.

Dix outils passés à la loupe, de la liste personnelle au projet d’équipe

La sélection va des outils pensés pour une personne seule aux plateformes conçues pour coordonner une équipe. Sauf mention contraire, les prix s’entendent par utilisateur et par mois, en facturation annuelle, en octobre 2026.

Todoist : une échéance créée en tapant une simple phrase

Créé en 2007, Todoist mise sur la saisie rapide. Taper « relancer le devis Durand lundi 9 h » suffit pour qu’il fixe l’échéance au bon jour et « arroser les plantes tous les 3 jours » crée une tâche récurrente. Les tâches se rangent en projets, affichés en liste, en calendrier ou en tableau kanban. Il se synchronise dans les deux sens avec Google Agenda.

La version gratuite accepte 5 projets, 5 personnes par projet et des pièces jointes de 5 Mo maximum chacune. Les rappels personnalisés, les fichiers plus lourds et l’historique complet passent par l’abonnement Pro, à 5 $ par mois avec un engagement d’un an (60 $) ou 7 $ par mois sans engagement. Pour une équipe, la formule Business, à 8 $ par utilisateur, ajoute un espace de travail commun, qui regroupe les projets de l’équipe, et des droits d’accès par projet. Son principal point faible tient à l’absence de diagramme de Gantt et à l’impossibilité d’indiquer qu’une tâche ne peut commencer qu’après une autre, ce qui le cantonne aux projets simples.

Todoist est le choix le plus indiqué pour un particulier ou un indépendant qui veut noter une idée en trois secondes, sur n’importe quel appareil.

TickTick : minuteur Pomodoro et suivi d’habitudes dès la version gratuite

Édité par la société Appest, TickTick réunit dans la même application une liste de tâches, un agenda, un suivi d’habitudes et un minuteur Pomodoro³ (25 minutes de travail suivies de 5 minutes de pause). Sa matrice d’Eisenhower⁴, elle, classe les tâches selon leur urgence et leur importance. Un assistant IA, ajouté à l’application iOS avec la version 8.2.30, crée et range des tâches à partir d’une simple phrase.

Le compte gratuit plafonne à 9 listes, 99 tâches par liste et 2 rappels par tâche. Une liste partagée n’y accueille que 2 membres, propriétaire compris. La formule Premium lève ces limites et ajoute une vue chronologique pour 49,99 $ par an.

Le seul bémol tient à la collaboration, réduite au partage de listes. TickTick vise les personnes qui veulent piloter leurs journées et leurs habitudes dans une seule application.

Microsoft To Do : gratuit et synchronisé avec Outlook

Microsoft To Do est l’application de gestion de tâches gratuite de Microsoft, disponible sur Windows, macOS, iOS, Android et dans un navigateur. Elle récupère les e-mails que vous signalez d’un drapeau dans Outlook pour y revenir plus tard et les transforme en tâches. Dans une entreprise équipée de Microsoft 365, les tâches attribuées dans Planner, l’outil de planification d’équipe de Microsoft, s’y affichent également.

Chaque matin, la liste « Ma journée » repart de zéro et propose les tâches arrivées à échéance, ce qui oblige à choisir celles qui doivent être traitées dans la journée.

On lui reprochera l’absence de vue tableau, de mesure du temps et de niveaux de priorité au-delà d’une simple étoile. Microsoft To Do s’adresse avant tout aux salariés équipés de Microsoft 365 et aux particuliers qui veulent une liste sans abonnement.

Super Productivity : open source et utilisable sans connexion

Développé depuis 2016 par Johannes Millan, développeur allemand, Super Productivity est un logiciel open source, dont le code est public et modifiable. Le projet, financé par des dons, a recueilli environ 23 000 étoiles sur GitHub, la plateforme où son code est publié.

Vos données sont stockées sur votre appareil, sans compte ni serveur, et l’application fonctionne sans connexion. La synchronisation entre ordinateur et téléphone passe, au choix, par Dropbox, par un serveur WebDAV (protocole de partage de fichiers en ligne) ou par le service chiffré du projet.

Super Productivity chronomètre le temps passé sur chaque tâche, propose un minuteur Pomodoro et dresse en fin de journée le bilan du temps estimé et du temps réel. Il importe aussi les tickets ouverts sur Jira, GitHub ou GitLab, des plateformes de suivi du développement logiciel.

Le problème, c’est que la traduction française est approximative et que l’outil ne gère pas le travail à plusieurs en temps réel. Il convient aux développeurs, aux indépendants qui facturent à l’heure et à tous ceux qui refusent de confier leurs tâches à un serveur.

Trello : tableaux kanban gratuits jusqu’à 10 collaborateurs

Lancé en 2011 et racheté par Atlassian en 2017, Trello a popularisé le tableau kanban en ligne. Chaque carte accueille une liste de contrôle, une date limite, des étiquettes de couleur ou des pièces jointes de 10 Mo maximum.

La formule gratuite accepte 10 tableaux et 10 collaborateurs par espace de travail, ainsi que des Power-Ups, des extensions qui relient Trello à Google Drive, Slack ou Jira. Butler, son robot d’automatisation, déplace une carte ou prévient un membre dès qu’une condition est remplie.

Au-delà de dix collaborateurs, l’espace de travail doit passer à la formule Standard, à 5 $ par utilisateur. Sur les projets à étapes, Trello atteint vite ses limites, car il ne permet ni de lier une tâche à celle qui doit la précéder, ni de mesurer le temps passé. Les vues calendrier, chronologie et tableau de bord sont en outre réservées à la formule Premium, à 10 $.

Trello est taillé pour une petite équipe qui veut voir l’avancement d’un projet d’un coup d’œil.

Asana : une même tâche dans deux projets à la fois

Fondé en 2008 par Dustin Moskovitz, cofondateur de Facebook, et Justin Rosenstein, ancien ingénieur de Google, Asana organise le travail en projets affichés en liste, en tableau ou en calendrier.

Mais ce qui fait surtout sa particularité, c’est la possibilité de rattacher une tâche à deux projets, par exemple « Salon de mars » et « Prospection », sans la dupliquer. Chaque modification apparaît alors dans les deux.

La formule Personal, gratuite, se limite à 2 utilisateurs, avec des tâches illimitées et des fichiers de 100 Mo maximum. La formule Starter, à 10,99 $ par utilisateur (13,49 $ sans engagement), ajoute la vue chronologique et des règles automatiques, comme l’attribution d’une tâche au graphiste dès qu’elle entre dans la colonne « Maquette ». La formule Advanced, à 24,99 $, apporte le suivi du temps.

Asana trouve sa place dans les équipes de 3 à 15 personnes qui ont besoin de savoir qui fait quoi et pour quand.

MeisterTask : des données hébergées en Allemagne

MeisterTask appartient à MeisterLabs, l’éditeur munichois de l’outil de cartes mentales MindMeister, qui conserve les informations de ses clients sur le sol allemand, sous le régime du RGPD (règlement général sur la protection des données).

Son tableau kanban se double d’automatisations par colonne, qui attribuent par exemple au responsable chaque tâche déposée dans « À valider ». Chaque tâche dispose aussi d’un chronomètre, inclus dans toutes les formules, et la version gratuite donne droit à 20 crédits mensuels pour Meister AI, l’assistant IA de l’éditeur.

La version gratuite bute toutefois sur deux obstacles, 3 projets au maximum et aucune intégration avec Slack, Google ou Microsoft Teams. La formule Pro les lève pour 13,50 € par utilisateur et par mois. La formule gratuite accepte en revanche un nombre illimité de lecteurs, ce qui suffit pour ouvrir à un client le tableau de son projet.

MeisterTask est la solution tout indiquée pour une équipe européenne qui doit justifier du lieu de stockage de ses données.

ClickUp : des membres illimités sans abonnement

Fondée en 2017 à San Diego, ClickUp veut remplacer à elle seule le gestionnaire de tâches, le traitement de texte et le tableau blanc. Une même liste s’affiche en tableau kanban, en calendrier ou en diagramme de Gantt. Chaque tâche accueille des sous-tâches, un chronomètre et un lien vers la tâche qui doit être terminée avant elle.

Mais son vrai atout réside dans la formule Free Forever, qui accepte un nombre illimité de membres et de tâches. ClickUp Brain, son assistant IA, y est accessible pour un nombre limité de requêtes et les automatisations y sont limitées à 100 par mois.

La formule gratuite ne fournit cependant que 100 Mo de stockage pour l’ensemble des fichiers de l’équipe, l’équivalent de 20 présentations PDF de 5 Mo. Une équipe qui partage ses fichiers a rapidement besoin de l’abonnement Unlimited, à 7 $ par utilisateur, qui fait passer le quota d’automatisations à 1 000 par mois. La richesse de l’interface se paie en outre en temps de configuration avant le premier projet.

ClickUp vise les équipes en croissance qui veulent tout centraliser sans payer dès le premier jour.

Notion : tâches, notes et wiki dans le même espace

Notion assemble des blocs (texte, tableau, liste de tâches, image) pour construire des pages, puis des bases de données affichables en tableau, en kanban, en calendrier ou en chronologie. Une base « Projets » peut ainsi être reliée à une base « Clients » et à la documentation interne, ce qui en fait un outil de gestion de tâches et un wiki à la fois.

Avant de créer la première base, prendre le temps d’organiser son espace Notion évite de multiplier les pages isolées.

Depuis la version 2.53, sortie en août 2025, ses applications pour ordinateur et mobile fonctionnent hors connexion.

La formule gratuite est illimitée pour un seul membre, mais plafonne le nombre de blocs, c’est-à-dire de paragraphes, d’images ou de cases à cocher, dès que l’espace compte deux membres, avec des fichiers de 5 Mo maximum et 7 jours d’historique. La formule Plus coûte 10 $ par membre et l’IA de Notion (agent, comptes rendus de réunion) n’est incluse qu’à partir de la formule Business, à 20 $.

Le revers de la médaille ? Les rappels sont sommaires et une configuration sérieuse demande des heures avant d’être utile. Notion séduit les créateurs de contenu et les jeunes entreprises qui veulent réunir notes et tâches.

monday.com : 250 automatisations par mois dès la formule Standard

Fondée en 2012 à Tel-Aviv, monday.com organise le travail dans des tableaux dont chaque colonne se paramètre (statut, responsable, date, budget, fichier), avec des pastilles de couleur qui signalent au premier regard les tâches en retard.

La formule Standard, à 12 $ par utilisateur, débloque la vue chronologique et 250 actions automatiques par mois, comme la création d’une tâche de facturation dès qu’un projet passe au statut « Livré ». La formule Pro, à 19 $, ajoute le suivi du temps et porte ce quota à 25 000 actions.

Attention au mode de facturation. La formule gratuite se limite à 2 utilisateurs et 3 tableaux, puis les abonnements démarrent à 3 utilisateurs et se vendent par paliers de 3, 5, 10 ou 15 places. Une équipe de 6 personnes paie donc 10 places.

L’éditeur fournit plus de 200 modèles de tableaux prêts à l’emploi, du suivi de chantier au plan de recrutement. monday.com sert au mieux les équipes de 10 personnes et plus qui suivent des processus répétés, comme la production de devis ou l’intégration des nouveaux salariés.

Gratuit ou payant : combien coûte réellement un outil pour une équipe de cinq ?

Une équipe de cinq personnes peut travailler gratuitement sur Trello, ClickUp ou MeisterTask, à condition de ne pas dépasser leurs plafonds de tableaux, de stockage ou de projets. Chez Asana et monday.com, limités à deux utilisateurs, l’abonnement s’impose dès la troisième personne.

Quand l’abonnement devient inévitable, l’écart entre les outils atteint 510 $ par an pour la même équipe.

Outil et formule d’entrée de gamme	Prix par utilisateur et par mois	Coût annuel pour 5 personnes
Trello Standard	5 $	300 $
ClickUp Unlimited	7 $	420 $
Todoist Business	8 $	480 $
Notion Plus	10 $	600 $
Asana Starter	10,99 $	659,40 $
monday.com Standard	12 $	720 $
MeisterTask Pro	13,50 €	810 €

Ces montants supposent un engagement d’un an. Sans engagement, la facture grimpe de 23 % chez Asana, de 30 % chez MeisterTask et de 43 % chez ClickUp, dont l’abonnement Unlimited passe de 7 à 10 $ par mois.

Les paliers de monday.com faussent aussi la comparaison. L’arrivée d’un sixième membre fait passer l’équipe au palier de 10 places et la facture annuelle de la formule Standard double, de 720 à 1 440 $.

Avant de payer, mieux vaut repérer ce qui bloque réellement : un plafond d’utilisateurs se contourne difficilement, alors qu’un stockage saturé se règle en déposant les fichiers sur Google Drive ou OneDrive et en ne laissant qu’un lien dans la tâche.

Où sont hébergées les données de vos tâches ?

Asana et Notion stockent par défaut les données de leurs clients aux États-Unis. Chez ces deux éditeurs, l’hébergement à Francfort, en Allemagne, n’est proposé qu’aux formules Enterprise, vendues sur devis. monday.com se montre plus souple. Depuis le 23 janvier 2023, un compte Standard ou Pro ouvert depuis l’Europe est hébergé dans sa région européenne. La région attribuée à l’ouverture du compte est toutefois définitive, car l’éditeur ne déplace pas les données d’un compte déjà actif.

Un serveur européen ne suffit pas toujours à protéger ces données. Le Cloud Act, loi américaine de 2018 sur l’accès aux données, autorise les autorités des États-Unis à exiger d’une entreprise américaine les données qu’elle conserve, y compris dans un centre de données situé en Europe. Hébergées à Francfort, les tâches d’un client d’Asana ou de Notion restent donc soumises à cette loi.

Pour y échapper, il faut un éditeur européen, comme MeisterTask, ou un outil qui ne transite par aucun serveur extérieur, comme Super Productivity ou Kanboard, un logiciel de tableaux kanban open source à installer sur le serveur de l’entreprise. Le même raisonnement s’applique aux outils de relation client, pour lesquels la souveraineté numérique conduit à choisir un logiciel français.

Avant de vous engager, vérifiez enfin que l’outil exporte vos tâches dans un format ouvert, comme le CSV, lisible par un tableur. Sans cet export, changer de logiciel oblige à tout ressaisir.

FAQ

Notes de bas de page :

1. Kanban : méthode d’organisation visuelle dans laquelle chaque tâche prend la forme d’une carte, déplacée de colonne en colonne (à faire, en cours, terminé) au fil de son avancement. ↩︎
2. Diagramme de Gantt : graphique qui représente chaque tâche par une barre placée sur une ligne de temps, de sa date de début à sa date de fin, et qui fait apparaître les tâches dépendantes les unes des autres. ↩︎
3. Minuteur Pomodoro : méthode de gestion du temps inventée à la fin des années 1980 par Francesco Cirillo, consultant italien, qui découpe le travail en séances courtes séparées par des pauses, chronométrées à l’origine avec un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien). ↩︎
4. Matrice d’Eisenhower : tableau de quatre cases qui classe les tâches selon deux critères, urgentes ou non et importantes ou non, pour décider lesquelles traiter tout de suite, planifier, déléguer ou abandonner. ↩︎