Les outils bureautiques à savoir utiliser pour le travail

Le travail de bureau n’est plus tel qu’il a longtemps été perçu, c’est-à-dire fastidieux, stressant et monotone. Aujourd’hui, de nombreuses technologies et outils innovants s’y sont mêlés, rationalisant de manière significative les tâches les plus complexes et optimisant la productivité ainsi que l’engagement des travailleurs. Si vous souhaitez être plus efficace et plus performant au boulot, voici une sélection des outils bureautiques incontournables qu’il vous faut maîtriser.

Word ou Google Docs

Word est l’un des logiciels bureautiques les plus utiles en milieu professionnel. Développé par Microsoft, cet outil de traitement de texte vous aide à rédiger et à mettre en forme vos documents texte professionnels. Word se distingue par ses fonctionnalités de personnalisation avancées, incluant entre autres :

• de très nombreuses polices,
• la possibilité d’insérer des images, des formes, des graphiques, des tableaux,
• des modèles prédéfinis de documents (CV, lettres, cartes, etc.), personnalisables à souhait,
• la possibilité de faire des publipostages ou envois en nombre de lettres personnalisées en liant une base de données sous Excel et un modèle de lettre,
• etc.

Dans les faits, Word est l’un des traitements de texte les plus complets du marché. Son équivalent, développé par le géant Google, est nommé Google Docs. Ce dernier est basé sur le cloud, ce qui facilite grandement le travail en équipe sur un même document, entre plusieurs collaborateurs, à distance.

Il existe aussi une solution open source et gratuite : LibreOffice qui contient dans sa suite un traitement de texte complet et performant.

Excel ou Google Sheets

Tout comme Word, Excel fait partie de la suite Microsoft Office. C’est un logiciel bureautique permettant de faire des tableaux afin de manipuler aisément de grands nombres de chiffres et d’informations. Il permet aux employés de bureau d’analyser et de traiter des données avec plus de facilité et de rapidité. En effet, le logiciel intègre de puissantes capacités de calcul et d’analyse, et peut ainsi être utilisé aussi bien pour des opérations simples que pour des tâches très complexes.

La prise en main d’Excel est relativement simple lorsqu’il s’agit de réaliser des tâches basiques comme les calculs des recettes et dépenses, la gestion de feuilles de temps ou encore l’élaboration de budgets. Cependant, quand il faudra s’en servir pour des opérations complexes telles que la prévision des flux de trésorerie ou l’automatisation de tâches répétitives, de solides connaissances peuvent être requises.

L’alternative cloud à Excel est l’outil Google Sheets, lequel propose des fonctionnalités similaires avec l’avantage de la collaboration à distance en temps réel.

Ici aussi, nous avons une solution gratuite avec la partie tableur de LibreOffice.

Canva, PowerPoint ou Google Slides

Pour la création de présentations professionnelles, Canva, PowerPoint et Google Slides se positionnent comme les solutions de choix dans le monde du travail. Elles offrent une multitude de fonctionnalités, notamment pour vos besoins de conceptions graphiques originales et percutantes lors de réunions ou de séminaires d’entreprise. Avec ces logiciels, vous pouvez réaliser des visuels et des diapositives captivants en y incorporant facilement des images, des rendus 3D et même des animations selon vos besoins.

De ces trois solutions, Canva se distingue par son incroyable polyvalence et surtout par sa facilité de prise en main, même pour ceux qui n’ont aucune compétence en design graphique. Ce logiciel propose de nombreux modèles et éléments graphiques personnalisables, simplifiant la création de tout type de visuels, allant des affiches aux carrousels (utilisé sur les réseaux sociaux comme Instagram) en passant les cartes d’invitation. Canva intègre aussi des fonctionnalités d’édition d’images et de documents PDF très poussées. Avec son éditeur de PDF, vous pouvez supprimer une page d’un pdf, fusionner plusieurs fichiers PDF, ajouter et même supprimer des éléments spécifiques sur vos PDF.

Outlook ou Gmail

La communication en milieu professionnel est en grande partie basée sur l’échange de courriels, que ce soit entre collaborateurs ou entre l’entreprise et ses clients. Pour faciliter justement cette communication, Outlook de la suite bureautique Microsoft et Gmail de l’écosystème Google sont des outils que tout employé de bureau et tout professionnel en général se doit de maîtriser.

Gmail et Outlook sont des solutions de gestion de courriels très complets, offrant la possibilité de recevoir et d’envoyer des messages en temps réel, de personnaliser et même de programmer les envois. Au-delà des courriers, vous pouvez aussi les utiliser pour gérer vos contacts et vos tâches quotidiennes. À savoir qu’avec Outlook, ces dernières fonctionnalités sont natives. Par contre avec Gmail, vous devrez passer par des intégrations telles que Google Contact, Google Calendar ou Google Tasks.

OneDrive ou Google Drive

One Drive de Microsoft et Google Drive de Google font également partie des outils bureautiques équivalents que vous devez savoir utiliser pour être plus productif dans votre travail. Il s’agit de services de stockage en ligne qui vous offrent la possibilité de sauvegarder des données et des fichiers importants dans le cloud, et d’y accéder partout et à tout moment, tant que vous disposez d’un support numérique et d’une connexion à Internet.

Ces outils facilitent aussi le partage de fichiers entre utilisateurs ainsi que l’accès collectif et simultané à un ou plusieurs documents spécifiques en ligne, notamment dans le cadre du travail collaboratif. Avec ces solutions de stockage sécurisées, vous vous protégez de certaines menaces informatiques et évitez les investissements onéreux en matériels de stockage physique. 

Teams ou Google Meet

Microsoft Teams et Google Meet sont des plateformes qui facilitent le travail collaboratif à distance. Elles combinent des fonctionnalités d’appel vidéo, de messagerie et de partage de fichiers. Ainsi, la maîtrise de l’un ou l’autre de ces outils, selon les besoins spécifiques de votre entreprise, peut vous permettre d’organiser et de mener des réunions en audioconférence ou en vidéoconférence et de collaborer en temps réel avec vos équipes, de n’importe quel endroit.