Dans une ère où la dématérialisation des documents s’accélère, la signature à distance de documents numériques s’impose comme un nouveau mode de fonctionnement. Pour les particuliers comme pour les professionnels à la recherche de rapidité et de fiabilité, elle se révèle être la solution tout indiquée permettant d’authentifier des documents sans nécessiter de présence physique tout en garantissant leur valeur légale. Faisons le point sur le sujet.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Tout comme la signature manuscrite, la signature électronique permet de garantir l’authenticité d’un document et d’authentifier l’identité du signataire tout en confirmant le consentement et l’engagement de ce dernier envers les termes dudit document.
Elle peut être apposée sur une grande variété de documents : des contrats commerciaux aux documents RH et administratifs en passant par toute la gamme des actes juridiques. Néanmoins, il est important de souligner que pour être juridiquement valide, la signature électronique doit être créée suivant un procédé fiable comme l’exige l’article 1367 du Code Civil et le règlement eIDAS1 (eletronic IDentification, Authentification and trust Services : Identification Électronique, Authentification et Services de Confiance).
Les différents types de signatures électroniques
Pour effectuer la signature électronique de documents PDF, les plateformes en ligne proposent généralement de choisir entre trois solutions de signature électronique offrant chacune un niveau de sécurité différent.
La signature électronique simple (SES) : facile à réaliser
Elle peut être utilisée sur des documents courants qui ne présentent pas d’enjeu juridique majeur (devis, factures, conditions générales…). Pour signer un document avec ce type de signature électronique, il vous sera tout simplement demandé de cocher une case ou de cliquer sur le bouton « Signer ».
La signature électronique avancée (SEA) : fiable et sécurisée
Ce type de signature propose un niveau de sécurité plus élevé comparé à une signature électronique simple. Sa création suit en effet un processus d’identification renforcée par un code envoyé par mail ou par SMS au signataire. Mais son principal atout réside dans le fait que toute modification du document après la signature est détectable.
La signature électronique qualifiée (SEQ) : l’équivalent de la signature manuscrite
Si vous envisagez de signer des documents sensibles comme un acte notarié, un contrat de travail, une déclaration fiscale, la SEQ est la solution la plus recommandée. En effet, grâce à un procédé de mise en place sécurisé, elle est reconnue comme ayant la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Sa création implique une vérification d’identité rigoureuse (présence physique ou par visioconférence) ainsi que l’utilisation d’un certificat numérique. Ce dernier contient des informations clés permettant au destinataire de vérifier l’identité du signataire et de garantir l’intégrité du document (absence de modification après signature), ce qui offre ainsi à la SEQ un niveau de sécurité maximale en accord aux exigences du règlement eIDAS, notamment en termes de fiabilité et d’authenticité.
Les avantages de la signature électronique
La signature électronique se distingue par son gain de temps procuré par une mise en place simplifiée. Pour signer un document en ligne, il vous suffit de créer un compte sur une plateforme de signature électronique et de télécharger le document à signer. Vous recevez ensuite un lien d’identification via mail. Une fois le document ouvert, il vous reste à le signer selon le processus demandé (tracé effectué avec le doigt, clic d’acceptation, case à cocher…). Avant d’être enregistré et stocké dans votre espace personnel, le document signé est horodaté afin de prouver la date exacte de la signature.
Grâce à ces différentes démarches renforcées avec des systèmes d’authentification robustes et des technologies de cryptage avancées, la signature électronique se présente ainsi comme une solution sécurisée, fiable et traçable.
Par ailleurs, sur le plan économique, les avantages procurés par la signature électronique sont non négligeables. Elle permet notamment de réduire les coûts liés à la consommation de papier, à l’impression, à l’envoi postal, ainsi qu’au stockage des documents.
Les limites de la signature électronique
Si la signature électronique offre des avantages certains, elle présente cependant quelques inconvénients qu’il convient de connaître avant de l’utiliser :
- Risques de fraude et d’usurpation d’identité dans le cas de l’utilisation d’une signature simple : en cas de perte d’appareils, de piratage ou de faille de sécurité de la plateforme de création.
- Documents en relation avec le droit de la famille (testaments…) et autres documents légaux (actes notariés…) : ils ne peuvent pas être signés électroniquement.
- Contestations juridiques possibles : les signatures électroniques non certifiées peuvent être contestées en cas de litige.
Compter sur une plateforme de signature sécurisée et conforme aux lois européennes facilite la gestion de vos documents à signer.
Note de bas de page :
- Règlement eIDAS : règlement mis en place par la Commission européenne qui établit le cadre juridique à respecter en matière de signature électronique et de services de confiance numérique au sein de l’Union européenne. ↩︎
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